Von 31.5. bis 2.6.2022 tagte der 8. Bibliothekskongress in Leipzig, eine der wichtigsten Messeveranstaltungen des deutschen Bibliothekswesens. Unter dem Motto #FreiräumeSchaffen fand ein lebhafter Austausch von Institutionen, Unternehmen und Bildungseinrichtungen statt, an dem auch das openCost-Team beteiligt war und das DFG-Projekt erstmalig einem größeren Publikum vorstellen konnte.

Im öffentlichen Hands-on Lab „Strategie zur Erfassung der ‚Total Cost of Publishing‘“ waren mit 64 Teilnehmenden alle Plätze restlos besetzt. Nach einer Begrüßungsrunde und einigen einleitenden Worten widmete sich Dr. Bernhard Mittermaier (FZ Jülich) in einem kurzen Referat dem Thema „Informationsbudget“ und lieferte damit wichtige einführende Impulse für den Workshop. Die Teilnehmenden zeigten großes Interesse am Projekt und tauschten sich im Anschluss mit den Moderator*innen Bianca Schweighofer (UB Regensburg) und Dr. Martin Köhler (DESY) angeregt über die notwendigen Daten für eine komplette Transparenz der Zahlungen an Publikationsorgane aus.

Ergebnisse der Kleingruppenarbeit zur Kostenerfassung

Das Hands-on Lab diente neben der Vorstellung des Projekts auch dem gemeinsamen Informations- und Ideenaustausch mit der Community. In fünf Kleingruppen bearbeiteten die Anwesenden folgende Fragestellungen und Themen:

  • Welche Kostendaten erfassen Sie derzeit?
  • Wie erfassen Sie diese Daten?
  • Welche Daten können und sollen zukünftig ausgetauscht werden?
  • Probleme und Fragestellungen in Bezug auf Kostenerfassung

Es zeigte sich, dass bereits viele Kostendaten erfasst werden, zumeist jedoch in unterschiedlichen Systemen, Formaten und in nicht einheitlich strukturierter Form. So nehmen einige Einrichtungen ihre Publikationskosten im institutionellen Repositorium auf, andere im Erwerbungssystem oder in der zentralen Verwaltung. Die meisten Teilnehmenden berichteten jedoch von einer dezentralen Erfassung der Kostendaten an verschiedenen Stellen, dezentrale Ausgaben werden teilweise nicht erfasst. Dabei greifen viele auf die bewährten Excel-Listen zurück, auch Eigenentwicklungen, EPrints, JOIN2 und Invenio, Buchungssysteme wie MACH und SAP sowie Bibliothekssysteme wie ALMA kommen zum Einsatz. Ein Abgriff der Kostendaten von Verlags-Dashboards ist ebenfalls gebräuchlich.

Einig waren sich die Teilnehmenden darüber, dass eine Erfassung der Publikationskosten durch die Autor*innen selbst nicht funktioniert. Daneben nannten sie den Umgang mit Kosten ohne konkreten Publikationsbezug oder Rabatten als ein immer wieder auftretendes Problem. Zudem seien Kosten nicht immer eindeutig zuordenbar und werden teilweise doppelt oder unsauber erfasst. Weitere Probleme stellen der Umgang mit einer Kostenteilung bzw. Kofinanzierung durch andere Institutionen sowie die Fundingzuordnung bei Drittmittelprojekten dar. Auch die fehlende Transparenz sowie nicht vorhandene einheitliche Terminologie kritisierten einige Anwesende. Zudem ist die Kostenerfassung aufgrund der manuellen Eingabe der Daten mit viel Handarbeit verbunden und daher sehr personalintensiv.

Diskussion und Ideenaustausch

Im Anschluss an die Kleingruppenarbeit äußerten die Anwesenden in einer offenen Diskussionsrunde Wünsche an das Projekt openCost. So wurde z. B. eine standardisierte Liste der von openCost benötigten Datensätze erbeten, um den Institutionen die Arbeit zu erleichtern. Das vom Projekt vorgesehene automatisierte Harvesten der Kostendaten über die etablierte OAI-PMH-Schnittstelle bewerteten die Teilnehmenden sehr positiv. Die Bedeutung von Schnittstellen, beispielsweise zu Repositorien, Finanzsystemen sowie Verlagsdashboards sprachen sie bereits zuvor in den Kleingruppen an.

Auch das Projektvorhaben mit internationalen Partner*innen in einen Austausch zu treten, fand allgemeine Zustimmung, hier nannten die Teilnehmenden beispielsweise entsprechende Projekte in Österreich. Weiterhin regten sie eine enge Kooperation mit Forschungsfördernden wie der DFG an, um eine „Doppellieferung“ von Daten zu vermeiden. Da sich Evaluierungsanforderungen ständig ändern, wurde zudem ein regelmäßiger Austausch über benötigte neue Felder empfohlen. Daneben trugen die Anwesenden den Wunsch an das openCost-Team heran, als Ansprechpartner für die Verlage zu fungieren und dort ein standardisiertes Reporting einzufordern.

Die Ergebnisse aus den Kleingruppen gibt es hier visualisiert im Miroboard zu sehen: